Lịch tuân thủ công ty Mỹ là phần nhiều seller Việt Nam chỉ nhớ khi có email nhắc phí, thư phạt hoặc tài khoản thanh toán bị hỏi lại giấy tờ. Với Shopify/D2C, công ty Mỹ không chỉ cần được thành lập. Nó cần được duy trì đúng hạn để giữ trạng thái hoạt động và hồ sơ tài chính sạch.
Bài viết này dành cho công ty Mỹ do seller Việt Nam sở hữu hoặc vận hành. Trọng tâm là lịch hằng năm cho LLC/C-Corp phục vụ Shopify, D2C, payment gateway, 3PL và bán hàng xuyên biên giới.
Vì sao cần lập lịch tuân thủ ngay sau khi mở công ty Mỹ?
Sau khi có LLC hoặc C-Corp, seller thường tập trung vào website, quảng cáo và fulfillment. Phần pháp lý lại bị bỏ sang một thư mục khác. Cách làm đó rẻ ở tháng đầu, nhưng đắt khi đến kỳ nộp báo cáo.
Lịch tuân thủ giúp công ty Mỹ biết việc nào cần làm theo tháng, việc nào theo quý và việc nào theo năm. Nó cũng giúp tách việc của bang, IRS, sales tax, registered agent, ngân hàng và nền tảng thanh toán.
Với seller Shopify/D2C, lịch này nên được gắn với dashboard vận hành. Một ngày trễ hạn có thể không làm cửa hàng sập ngay. Nhưng nó có thể tạo phí phạt, mất good standing hoặc làm hồ sơ xác minh yếu đi.
- Tránh quên annual report hoặc franchise tax.
- Giữ registered agent và địa chỉ liên hệ còn hiệu lực.
- Chuẩn bị hồ sơ IRS trước mùa thuế.
- Theo dõi sales tax khi mở thêm bang hoặc kho 3PL.
- Lưu chứng từ cho ngân hàng, Stripe, Shopify và đối tác.
Đọc thêm: Thành lập công ty Mỹ cho Shopify/D2C
Những mốc hằng năm thường gặp với LLC và C-Corp
Không có một lịch tuân thủ công ty Mỹ áp dụng cho mọi bang. Delaware, Wyoming, Florida và các bang khác có cách tính hạn riêng. Loại pháp nhân cũng tạo ra lịch khác nhau.
Với Delaware LLC, bang yêu cầu annual tax 300 USD và hạn thường là trước hoặc vào ngày 1/6. Delaware corporation lại có annual report và franchise tax cho năm trước, thường đến hạn trước hoặc vào ngày 1/3.
Wyoming tính annual report theo tháng kỷ niệm thành lập. Nếu công ty được tạo ngày 15/5, annual report thường đến hạn vào ngày 1/5 hằng năm. Florida thường mở kỳ annual report từ 1/1 đến 1/5, sau đó có thể phát sinh late fee.
Đọc thêm: Registered Agent vs Virtual Address Mỹ
Lịch IRS và hồ sơ thuế liên bang cần kiểm tra
Phần IRS phụ thuộc cấu trúc công ty và cách công ty được phân loại cho mục đích thuế. Một single-member LLC do chủ nước ngoài sở hữu có thể không nộp income tax return như corporation, nhưng vẫn có thể phải nộp pro forma Form 1120 kèm Form 5472 nếu thuộc phạm vi.
IRS hướng dẫn Form 5472 được nộp kèm income tax return của reporting corporation. Với foreign-owned U.S. disregarded entity, Form 5472 được nộp cùng pro forma Form 1120 theo hạn của Form 1120.
Với corporation, Form 1120 thường đến hạn vào ngày thứ 15 của tháng thứ 4 sau khi kết thúc năm thuế. Với partnership hoặc multi-member LLC bị đánh thuế như partnership, Form 1065 thường đến hạn ngày thứ 15 của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm thuế.
Sales tax, nexus và lịch theo dõi theo quý
Sales tax là phần dễ bị hiểu sai vì seller thường nghĩ công ty Mỹ đồng nghĩa đã xử lý xong thuế bán hàng. Thực tế, sales tax phụ thuộc nexus, bang có khách hàng, nơi lưu kho và ngưỡng doanh thu hoặc số giao dịch.
Nếu seller dùng 3PL tại Mỹ, kho hàng có thể tạo physical nexus tại một số bang. Nếu seller bán tốt ở nhiều bang, economic nexus cũng có thể phát sinh. Lúc đó, công ty cần xem có phải đăng ký sales tax permit, thu thuế và nộp tờ khai không.
Lịch sales tax có thể là monthly, quarterly hoặc annual. Tần suất này do từng bang quyết định sau khi đăng ký. Vì vậy, lịch tuân thủ nên có mục kiểm tra doanh số theo bang mỗi tháng hoặc mỗi quý.
BOI reporting, registered agent và hồ sơ vận hành
BOI reporting từng là điểm gây nhiều nhầm lẫn. Theo cập nhật FinCEN sau interim final rule năm 2025, các entity được tạo tại Hoa Kỳ được miễn yêu cầu BOI reporting liên bang. Tuy nhiên, foreign entities đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ vẫn có thể thuộc phạm vi mới.
Registered agent cần được duy trì liên tục. Nếu agent hết hạn, đổi nhà cung cấp hoặc email nhận notice không còn dùng được, seller có thể bỏ lỡ thư bang, service of process hoặc cảnh báo trạng thái công ty.
Ngoài ra, công ty Mỹ cần lịch kiểm tra hồ sơ ngân hàng, payment processor, địa chỉ thư tín, hợp đồng với supplier và cập nhật người quản lý. Những phần này ít khi có deadline cố định, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành.
Mẫu lịch tuân thủ 12 tháng cho công ty Mỹ của seller
Lịch dưới đây là khung tham khảo cho seller Shopify/D2C. Nó không thay thế lịch riêng của bang, IRS hoặc kế toán. Mục tiêu là giúp seller biết nhóm việc nào cần đặt reminder trước.
- Tháng 1: kiểm tra thông tin công ty, registered agent, địa chỉ và file năm trước.
- Tháng 2-3: chuẩn bị sổ sách, payment report, 1099 nếu có, và hồ sơ cho kế toán.
- Tháng 3-4: kiểm tra hạn Form 1065, Form 1120, Form 5472 hoặc extension nếu cần.
- Tháng 5-6: xử lý deadline bang như Florida annual report hoặc Delaware LLC annual tax.
- Hằng quý: kiểm tra sales tax nexus, doanh thu theo bang và trạng thái filing.
- Hằng tháng: lưu bank statement, payout, invoice, refund và chargeback.
Đọc thêm: EPR + VAT + Authorized Representative + IP
Mammoth Việt Nam hỗ trợ lập lịch tuân thủ như thế nào?
Mammoth Việt Nam hỗ trợ seller Việt Nam xây lịch tuân thủ cho công ty Mỹ dựa trên bang thành lập, loại pháp nhân, mô hình Shopify/D2C, payment gateway, sales tax và kế hoạch mở rộng quốc tế.
Trọng tâm không phải là tạo một bảng deadline thật dài. Trọng tâm là xác định việc nào liên quan đến bang, việc nào liên quan đến IRS, việc nào liên quan đến sales tax và việc nào chỉ là vận hành nội bộ nhưng vẫn cần kiểm soát.
Với seller bán đa thị trường, Mammoth Việt Nam có thể kết nối lịch công ty Mỹ với các lớp compliance khác như EPR, VAT, IP, product compliance và hồ sơ marketplace. Khi lịch vận hành thống nhất, seller giảm được rủi ro bỏ sót nghĩa vụ khi mở thêm thị trường.
Đọc thêm: EPR Compliance Check
FAQ
- Lịch tuân thủ công ty Mỹ có giống nhau cho mọi bang không?
Không. Mỗi bang có hạn annual report, state fee và quy trình riêng. LLC và corporation cũng có lịch khác nhau. - Single-member LLC do seller Việt Nam sở hữu có cần nộp IRS không?
Có thể cần. Nếu là foreign-owned U.S. disregarded entity và có reportable transactions, công ty có thể phải nộp pro forma Form 1120 kèm Form 5472. - Có công ty Mỹ thì có cần theo dõi sales tax không?
Có. Sales tax phụ thuộc nexus, doanh số, số giao dịch, kho hàng và quy định từng bang. Công ty Mỹ không tự động giải quyết phần này. - Registered agent có phải gia hạn hằng năm không?
Thường có. Đây là dịch vụ cần duy trì để nhận thông báo pháp lý và tài liệu chính thức của bang. - Khi nào nên bắt đầu lập lịch tuân thủ?
Nên lập ngay sau khi công ty được thành lập, trước khi mở tài khoản nhận tiền hoặc bắt đầu bán hàng quy mô lớn.
Nhận checklist lịch tuân thủ cho công ty Mỹ của bạnGửi bang thành lập, loại pháp nhân, năm thuế, mô hình Shopify/D2C và tình trạng sales tax. Mammoth Việt Nam sẽ giúp bạn dựng lịch nhắc việc phù hợp. |
Nguồn chính thức
Các mốc trong bài dùng nguồn chính thức làm cơ sở. Trước khi nộp hồ sơ, seller nên kiểm tra lại theo entity, bang và năm thuế cụ thể.
- IRS Publication 509 – Lịch thuế liên bang và hạn Form 1065/1120.
- IRS Form 5472 Instructions – Hồ sơ cho foreign-owned U.S. disregarded entity và reporting corporation.
- Delaware LLC/LP/GP Annual Tax – Annual tax 300 USD và hạn 1/6 cho Delaware LLC.
- Delaware Corporation Annual Report – Annual report và franchise tax hạn 1/3 cho domestic corporation.
- Wyoming Annual Report – Annual report đến hạn ngày đầu tháng kỷ niệm thành lập.
- Florida Annual Report – Annual report thường cần nộp trước hoặc vào 1/5 để tránh late fee.
- FinCEN BOI Reporting – Cập nhật BOI reporting sau interim final rule năm 2025.
